Particuliere instellingen als verenigingen en stichtingen houden in de regel hun eigen archief bij. Als ze beschikken over een locatie, zoals een clubhuis of repetitieruimte, is er vaak een vaste bewaarplaats. Voor verenigingen en stichtingen die die faciliteit niet hebben wordt het archief vaak bewaard door de secretaris of een andere functionaris, en verhuist het bij een bestuurswisseling van het ene adres naar het andere. En dan is het maar de vraag of het hele archief mee verhuist, of dat het van tijd wordt opgeschoond en of de condities waaronder het wordt bewaard wel voldoende zijn.

Archieven van verenigingen en stichtingen zijn van groot belang voor de plaatselijke geschiedenis. Of ze nu meer dan honderd jaar oud zijn, of pas vijftig jaar bestaan: ze vervullen meestal een belangrijke rol in de samenleving, en informatie over wie (bestuurs)lid zijn is interessant voor genealogen of onderzoekers. Vooral als een vereniging of stichting ophoudt te bestaan is het daarom van groot belang dat het archief bewaard blijft. De officiële archiefdiensten zijn er al langere tijd mee opgehouden om dit soort archieven in hun collecties op te nemen, uit ruimtegebrek en financiële overwegingen. En dus dreigen de archieven van voetbalverenigingen en kerkkoren voorgoed te verdwijnen, tenzij er organisaties zijn die deze willen bewaren, zoals heemkundekringen en historische verenigingen.

De vier nog bestaande Oirschotse gilden hebben alle een geschiedenis die eeuwen teruggaat. Ontstaan in de vijftiende (Onze Lieve Vrouwe en Sancta Barbara) en zestiende (Sint Joris en Sint Sebastiaan) eeuw hebben ze tot op de dag van vandaag een belangrijke religieuze, maatschappelijke en sociale functie vervuld. Het fysieke archief van de meeste gilden bestaat veelal uit roerende goederen, zoals schilden en eretekenen. Van de geschreven archieven is, om de redenen die hierboven zijn geschetst, vaak weinig overgebleven.

Het gilde Sancta Barbara beschikt nog over een gildeboek dat in 1740 werd aangelegd door de toenmalige hoofdman, de oud-president schepen Henrick Clerckx. Hij legde in het boek een ledenlijst aan die door zijn opvolgers (met tussenpozen) tot in de twintigste eeuw werd bijgehouden. Behalve de namen van honderden gildebroeders bevat het ook nog rekeningen en verslagen van verkiezingen en andere interessante aantekeningen. Het boek is recent opnieuw ingebonden. Na contact met de heemkundekring heeft de overheid van Sancta Barbara besloten dat het boek in bruikleen wordt gegeven aan de Heerlijkheid Oirschot. Tijdens het koningsschieten op 29 september werd het boek officieel door de hoofdman en archivaris/raadsheer aan de heemkundekring overgedragen.

Wij gaan het boek inventariseren, vertalen én scannen, en zorgen ervoor dat de scans via onze website in de toekomst zijn in te zien. Ondertussen bewaren we het uiteraard zorgvuldig in ons archief, dat een betere bewaarplaats is dan een kelder of zolder. En omdat het zo’n interessant object is, is het ook nog denkbaar dat we het in de toekomst, in het kader van het Erfgoed Museum Oirschot, permanent of tijdelijk zullen tentoonstellen. Uiteraard in overleg met de overheid. Zo is de toekomst.

Anton Neggers
Voorzitter