Privacyverklaring

HEEMKUNDEKRING DE HEERLIJKHEID OIRSCHOT (hierna: heemkundekring) hecht waarde aan uw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij U in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop de heemkundekring persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee de heemkundekring een relatie heeft.

1. PRIVACY BELEID

1.1. Uw privacy
HEEMKUNDEKRING DE HEERLIJKHEID OIRSCHOT (hierna: heemkundekring) hecht waarde aan uw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij U in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop de heemkundekring persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee de heemkundekring een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt de heemkundekring zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is het bestuur van de heemkundekring.

In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.

1.2. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor de heemkundekring uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die de heemkundekring uitvoert, verzamelt en verwerkt de heemkundekring persoonsgegevens van de relatie:

1. Wanneer de relatie lid van de heemkundekring is/wordt:
• Voor het verwerken van de contributie.
• Voor het informeren over lezingen, excursies en andere activiteiten.
• Voor het versturen van het tijdschrift, nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

2. Wanneer de relatie vrijwilliger van de heemkundekring is/wordt:
• Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
• Voor het informeren over werkroosters.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

3. Wanneer de relatie sponsor van de heemkundekring is/wordt:
• Voor het verwerken van sponsorbedragen.
• Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
• Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
• LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.

4. Wanneer de relatie leverancier van de heemkundekring is/wordt:
• Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door de heemkundekring.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
• LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.

5. Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van de heemkundekring:
• Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat U lid wordt of ervan afziet.

6. Wanneer de relatie meedoet aan een activiteit georganiseerd door de heemkundekring:
• Voor het verwerken van de contributie.
• Voor het informeren over teamindelingen, poule-indelingen en wijzigingen.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

7. Wanneer de relatie contact opneemt met de heemkundekring via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
• Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen.

Verwerking van uw persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is de heemkundekring wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.

1.3 Persoonsgegevens die wij vastleggen

Wat Doel Gebruik door
Naam Identificatie als lid van de vereniging, aanhef, clubblad, website, contributie Bestuur en vrijwilligers
Adres Toesturen van post, bezorgen van In den Herd, bezoek aan u als lid bij bijvoorbeeld ziekte Bestuur en vrijwilligers
Telefoonnummer Om u als lid indien nodig direct te kunnen bereiken bij bijvoorbeeld ziekte en/of afwezigheid Bestuur en vrijwilligers
Secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl Toesturen van informatie, nieuwsbrief en andere berichten betreffende de vereniging Bestuur en vrijwilligers
Rekeningnummer Innen van contributie en andere bijdragen Penningmeester
Geboortedatum Leeftijd check Bestuur

1.4. Administraties
De heemkundekring voert een ledenadministratie. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

1.5. E-mail
De heemkundekring verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen.

1.6. Foto’s en video’s
Gedurende lezingen en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van de heemkundekring of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die uw privacy aantast, stuur dan een e-mail naar secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

De heemkundekring heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien U van mening bent dat de heemkundekring hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met de heemkundekring via secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. de heemkundekring zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Bent U er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft de heemkundekring geen verantwoordelijkheid, tenzij door de heemkundekring zelf geplaatst.

1.7. Recht van verzet
Indien U in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl met de beschrijving welke informatie U niet meer wil ontvangen.
Indien U informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wilt U gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl.

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden
De heemkundekring laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.9. Social media
HEEMKUNDEKRING DE HEERLIJKHEID OIRSCHOT gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. de heemkundekring volgt actief hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij spant de heemkundekring zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. de heemkundekring behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, de heemkundekring (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. de heemkundekring is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social media kanalen of de content op haar social media kanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met de heemkundekring via secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl.

1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers
Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen de heemkundekring, kan de desbetreffende vrijwilliger gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop de heemkundekring geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers dienen zich te houden aan dit privacybeleid.

1.11. Websites van HEEMKUNDEKRING DE HEERLIJKHEID OIRSCHOT en andere websites
Op de websites van de heemkundekring treft U een aantal links aan naar andere websites. De heemkundekring draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van de heemkundekring is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die U bezoekt.
De volgende websites vallen onder verantwoording van de heemkundekring:
• www.deheerlijkheidoirschot.nl
• www.canonvanoirschot.nl
• www.oirschotlogie.nl

2. TENSLOTTE
2.1. Vragen
Hebt U na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: HEEMKUNDEKRING DE HEERLIJKHEID OIRSCHOT, onderwerp Privacy, Dekanijstraat 10 5688 AR Oirschot of via e-mail: secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl.

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden
Bent U deskundig en ontdekt U een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via secretariaat@deheerlijkheidoirschot.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid
HEEMKUNDEKRING DE HEERLIJKHEID OIRSCHOT behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien de heemkundekring een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop de heemkundekring de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.

2.4. Verantwoording
Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van de heemkundekring verantwoordelijk.